Se denomina gestión documental al conjunto de procedimientos cuyo objetivo es administrar los documentos de una organización, tanto los documentos digitales como los documentos físicos en papel u otros soportes. La gestión documental se implementa mediante sistemas de gestión documental, que pueden ser de muy diversos estilos y funcionalidades, desde simples registros manuales hasta los más sofisticados sistemas computerizados, denominados “sistemas electrónicos de administración de documentos”.
Qué es la gestión documental
La gestión documental (en inglés “records management” o “records and information management”), se refiere a las normas, procedimientos y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo que se utilizan en una organización, de tal manera que permita recuperar la información contenida en ellos, asegurar la conservación de los documentos durante el tiempo estipulado, así como eliminar los que ya no sirven, todo ello aplicando principios de eficacia, seguridad, fiabilidad, productividad y economía.
El propósito de la gestión documental es controlar de un modo eficiente y sistemático los flujos de la documentación de la empresa, incluyendo la creación, la recepción, el mantenimiento, la ubicación, el acceso, la utilización y la preservación de los documentos, así como su custodia y el cumplimiento de la legislación vigente.
Existen numerosos tipos de sistemas de gestión documental, desde simples registros manuales de los documentos que entran y salen del archivo, hasta sofisticados sistemas informatizados que manejan todos los flujos de trabajo en los que interviene documentación de todo tipo, ya sea en papel o en formato electrónico.
Un sistema electrónico de administración de documentos (en inglés “electronic records management”) se puede definir como un sistema informático creado para almacenar, administrar y controlar los documentos dentro de una organización. Un sistema electrónico de administración de documentos se trata de una herramienta utilizada para rastrear y almacenar todo tipo de documentos, tanto documentos digitales (ya sea documentos “nacidos digitales” como documentos digitalizados originalmente soportados en papel) como documentos en papel u otros soportes, que habrá que almacenar en un archivo físico y no en un repositorio de documentos electrónicos.
En la actualidad, los archivos electrónicos ofrecen una manera muy eficaz de organización, acceso y búsqueda de información, motivo por el cual resulta altamente recomendable digitalizar toda la información transformándola de formatos impresos a archivos electrónicos.
Las empresas que carecen de protocolos que garanticen la correcta gestión de los documentos corren el riesgo de que papeles con datos confidenciales no sean tratados con el cuidado que exige su contenido, de modo que estos documentos pueden ser leídos o ser objeto de hurto por personas de la empresa no autorizadas o por terceras personas ajenas a la empresa.
Las empresas que no disponen de una adecuada metodología de clasificación y almacenamiento de documentos están expuestas a numerosas ineficiencias, tales como documentación extraviada o traspapelada, excesivo volumen de papel almacenado, etiquetado inadecuado de documentos o carpetas, fallos de seguridad en control de accesos, etc. Esto supone numerosas pérdidas de tiempo y dinero, por ejemplo en la búsqueda de documentos extraviados, de las que en ocasiones se tiende a culpar al personal, cuando se trata de un error básicamente estructural y organizativo.
Un sistema de gestión documental permite convertir los flujos de trabajo en procesos más eficientes y productivos, gracias a aspectos como la automatización de las funciones, la centralización de la información, el control de las diferentes versiones de cada documento, la posibilidad de trabajo colaborativo, la facilidad para compartir o distribuir documentos a grupos o usuarios, el control de accesos a la información en custodia o la disponibilidad de bancos de datos protegidos y accesibles con sólo un click.
Un aspecto esencial en la gestión documental es la destrucción de aquellos documentos que ya no son útiles para la empresa, pero que sin embargo pueden contener datos confidenciales o información sensible. A la hora de deshacerse de este tipo de documentos, hay que asegurarse que la destrucción se realiza de forma que se garantice la imposibilidad de su recuperación a posteriori, tanto para proteger la seguridad de la información que se encuentra contenida en dichos documentos como para cumplir la legislación sobre protección de datos personales.
Veamos los principales beneficios que puede brindar una gestión documental adecuada a una empresa u organización:
- Gestión efectiva de la documentación: La gestión documental permite a la organización tener acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad, para el servicio de los clientes internos y externos de la empresa.
- Uso eficiente de los recursos: La gestión documental facilita que la información se aproveche de forma eficiente, evitando situaciones como duplicidad de documentos, dobles entradas de datos, etc. Esta depuración de los documentos aumenta el valor subyacente de la información.
- Productividad: Una gestión documental apropiada incrementa notablemente la productividad de los empleados, gracias al rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución.
- Seguridad y fiabilidad: La gestión documental garantiza el perfecto estado de conservación y custodia de todos los documentos, ya sean digitales o físicos, gracias a su réplica electrónica.
- Ahorro de costes: Una correcta gestión documental permite lograr una notable reducción de costes, en lo referente a recursos materiales y humanos, por la racionalización de los materiales a organizar y proteger.