Destructoras de papel: guía para comprar, tipos y niveles de seguridad

Una destructora de papel, destructora de documentos o trituradora de papel es un dispositivo utilizado para cortar el papel en fragmentos, generalmente tiras o partículas pequeñas. El uso principal de una destructora de papel es destruir documentos confidenciales que contengan información sensible como facturas, documentos fiscales, historias clínicas o estados de cuentas bancarias, resultando muy útil a gobiernos, empresas y particulares para evitar fraudes o robos de identidad.

Consejos para comprar destructoras de papel

Las destructoras de papel, también llamadas trituradoras de documentos, son aparatos que se utilizan para cortar el papel en pequeños fragmentos, por lo general en forma de tiras o partículas, a fin de evitar que su contenido sea legible.

Llegado el momento de adquirir una destructora de papel, el primer aspecto que debemos considerar es dónde y para qué va a utilizarse la destructora de papel, ya que según vaya a utilizarse en casa, en una oficina pequeña o en una oficina grande, ya que según el número de personas que vayan a usarla y cuánto papel se necesite destruir a la vez los requisitos serán diferentes. El uso previsto para la destructora determinará la potencia necesaria, así como otras prestaciones tales como la capacidad de hojas simultáneas a destruir, el tamaño de corte o la velocidad media de destrucción, ya que no es lo mismo adquirir una destructora para una pequeña oficina que será utilizada como máximo por 1 o 2 usuarios, que adquirir una para una empresa de mayor tamaño que puede ser usada por muchos más usuarios.

El segundo aspecto importante en una destructora de papel es el nivel de seguridad que permite alcanzar al destruir documentos. Existen básicamente dos tipos de destructoras, las de corte en tiras que ofrecen buen nivel de seguridad para documentos de uso diario, y las de corte en partículas que cortan el papel en partículas muy pequeñas, por lo que ofrecen un mayor nivel de seguridad y el volumen del papel destruido será mucho menor, con lo que habrá que vaciar la papelera de manera menos frecuente.Según la norma DIN 66399 las destructoras se clasifican en 7 niveles de seguridad, destruyéndose los documentos en partículas más pequeñas y con mayor confidencialidad cuanto mayor es el nivel de seguridad DIN.

Además del uso previsto y el nivel de seguridad de la destructora de papel debemos valorar otras características, como por ejemplo:

• Protección contra atascos o sobrecargas: es conveniente que las destructoras de papel cuenten con sistemas anti-atasco que impidan los atascos de papel antes de que se produzcan.
• Sistemas de protección del usuario: es esencial que la destructora disponga de características de seguridad para la máxima protección del usuario, de tal manera que se detenga automáticamente su funcionamiento cuando las manos están cerca de la boca de entrada del papel, sobre todo si la destructora de papel va a estar cerca de niños o mascotas.
• Cantidad de hojas que destruye a la vez: es conveniente que la capacidad de hojas, es decir, el número de hojas de papel que se pueden destruir de una vez, sea el máximo posible, ya que cuanto mayor sea la capacidad de hojas simultáneas, más rápido podrá destruir grandes montones de papeles. De esta manera, podremos introducir documentos de gran número de hojas sin tener que quitar previamente elementos como grapas o clips.
• Ahorro de energía: las destructoras de papel dotadas de sistemas de ahorro energético, tales como apagado automático después de un cierto tiempo de inactividad o un sistema de ahorro de energía, resultarán más económicas en sus costes de operación.
• Ruido: es conveniente adquirir una destructora silenciosa, de cara a asegurar un buen ambiente de trabajo, especialmente cuando hay que destruir papel en espacios compartidos.
• Auto-lubricación: las destructoras de papel que se lubrican automáticamente mejoran notablemente su rendimiento.
• Velocidad de destrucción: en el hogar u oficinas pequeñas, la destrucción de documentos es poco frecuente por lo que la destructora sólo tendrá que funcionar durante unos minutos. Sin embargo, en oficinas con mayor número de empleados puede ser necesario destruir documentos de forma continua, por lo que será necesario disponer de una destructora que pueda estar funcionando continuamente antes de que necesite parar para enfriarse, por lo que su ciclo de trabajo debe ser de mayor duración.
• Capacidad para destruir otros elementos: al elegir una destructora de documentos se debe tener en cuenta qué otros elementos se necesita destruir además del papel, ya que muchas destructoras de papel no sólo cortan papel, sino que también destruyen CDs, DVDs o tarjetas de crédito, así como las grapas y clips incluidos en los documentos.
• Tamaño de la boca de entrada de documentos.
• Capacidad de la papelera: la papelera debe ser de gran capacidad, fácilmente extraíble y con recogida mediante bolsa interior, para vaciarlas de forma más fácil.
• Bloqueo al llenarse la papelera.
• Garantía de las cuchillas y servicio de reparación.

Tipos de destructoras de papel

Las destructoras de papel, también llamadas destructoras o trituradoras de documentos, son dispositivos que trituran documentos de diferentes materiales en trozos lo suficientemente pequeños para conseguir que la información que contienen resulte ilegible.

Según la tecnología de corte utilizada, podemos clasificar las destructoras de papel en dos grandes grupos:

• Corte en tiras: este tipo de destructora de papel corta el papel en tiras delgadas utilizando cuchillas rotativas. Permite un nivel básico de seguridad, ya que alcanza un nivel de seguridad 2, suficiente para documentos confidenciales y datos personales pero susceptible de ser recuperado. Los residuos generados ocupan un volumen importante.
• Corte en partículas (también llamado corte en confetti): esta clase de destructora corta el papel en pequeñas partículas difícilmente reconstruibles con forma cuadrada, circular, rectangular o de diamante. Con este tipo de destructora de papel se alcanza el mayor nivel de seguridad, ocupando además el papel destruido un volumen menor. Para un nivel de seguridad 3-4 se emplea un sistema de corte cruzado mediante cuchillas de contra-rotación que permite un alto nivel de seguridad en la destrucción de documentos con información sensible. A partir de un nivel de seguridad 5 el proceso se denomina microcorte y se utiliza para documentos secretos sujetos a elevadas medidas de seguridad, ya que se destruyen los documentos en pequeñas partículas imposibles de reconstruir. Para realizar el microcorte se utilizan granuladores que cortan o muelen repetidamente el papel al azar hasta que las partículas son lo suficientemente pequeñas para pasar a través de un tamiz calibrado.

Nivel de seguridad

El nivel de seguridad de una destructora de papel viene determinado por el tamaño y forma de los fragmentos que produce, lo que da una medida del grado de aleatoriedad o entropía que genera, lo que indica la dificultad de reconstruir el documento. Según el nivel de seguridad (norma DIN 66399) las destructoras de papel se dividen en 7 categorías:

Una destructora de papel se clasifica según el tamaño y forma de los fragmentos que produce, lo que nos da una medida del grado de aleatoriedad o entropía que genera. Según la norma DIN 66399, que sustituye a la norma DIN 32757, existen 7 niveles de seguridad para una destructora de papel, obteniéndose partículas más pequeñas y mayor confidencialidad a mayor nivel de seguridad:

• Nivel 1 (Seguridad baja): documentos generales que deben hacerse ilegibles. Corte en tiras. Ancho ≤ 12,0 mm y longitud de tira = ∞ o área ≤ 2.000 mm². Destruye una hoja de papel DIN-A4 en 36 tiras aproximadamente.
• Nivel 2 (Seguridad baja/media): documentos internos que deben hacerse ilegibles. Corte en tiras. Ancho ≤ 6,0 mm y longitud de tira = ∞, o área ≤ 800 mm². Destruye una hoja de papel DIN-A4 en 72 tiras aproximadamente.
• Nivel 3 (Seguridad media): documentos confidenciales y datos personales. Corte en partículas. Ancho ≤ 2,0 mm y longitud de tira = ∞, o área ≤ 320 mm². Destruye una hoja de papel DIN-A4 en 312 partículas aproximadamente.
• Nivel 4 (Seguridad media/alta): documentos que pueden poner en peligro la existencia de la empresa. Corte en partículas. Ancho ≤ 6,0 mm y área ≤ 160 mm². Destruye una hoja de papel DIN-A4 en 421 partículas aproximadamente.
• Nivel 5 (Seguridad alta): documentos de alto secreto o clasificados. Corte en partículas. Ancho ≤ 2 mm y área ≤ 30 mm². Destruye una hoja de papel DIN-A4 en 2.000 partículas aproximadamente.
• Nivel 6 (Seguridad muy alta): documentos con requisitos de seguridad extraordinariamente altos. Corte en partículas. Ancho ≤ 1 mm y área ≤ 10 mm². Destruye una hoja de papel DIN-A4 en 6.000 partículas aproximadamente.
• Nivel 7 (Seguridad máxima): documentos con las más elevadas precauciones de seguridad. Corte en partículas. Ancho ≤ 1 mm y área ≤ 5 mm². Destruye una hoja de papel DIN-A4 en 15.000 partículas aproximadamente.

En función del uso recomendado podemos distinguir varios tipos de trituradoras de papel:

• Destructoras de papel para tareas ligeras: concebidas como destructoras personales para uso moderado en el hogar o en el ámbito profesional, son ideales para usuarios individuales que pueden manipularlas en casa o en pequeñas oficinas. Destruyen hasta 10 minutos sin detenerse.
• Destructoras de papel para tareas medias: diseñadas para uso frecuente por 1-3 usuarios, son dispositivos multipropósito ideales para ser utilizados en pequeñas empresas. Funcionan hasta 20 minutos sin parar.
• Destructoras de papel para trabajos pesados: pensadas para uso profesional, son ideales para entornos de 3-5 usuarios, en medianas empresas o cualquier sitio en el que se manejen altos volúmenes de información sensible. Destruyen hasta 45 minutos sin detenerse.
• Destructoras de papel departamentales: destructoras robustas y potentes diseñadas para entornos de trabajo de más de 5 usuarios, en donde se necesita destruir grandes volúmenes de documentación. Destruyen de forma continua, sin detenerse.
• Destructoras de papel industriales: son destructoras concebidas para triturar grandes volúmenes de documentos en papel, a escala industrial.

Características

Además de la tecnología de corte y el nivel se seguridad, en una destructora de papel debemos valorar otras características:

• Cantidad de hojas que destruye a la vez.
• Velocidad de destrucción.
• Capacidad para destruir grapas y clips incluidos en los documentos, CDs, tarjetas de crédito o diskettes.
• Tamaño de la boca de entrada de documentos.
• Protección contra atascos o sobrecarga.
• Bloqueo al llenarse la papelera.
• Ruido.
• Papelera de gran capacidad, fácilmente extraíble y con recogida mediante bolsa interior.
• Garantía de las cuchillas.
• Sistemas de protección del usuario, sobre todo si la destructora de papel va a estar cerca de niños o mascotas.

Aplicaciones y usos de las destructoras de papel

Las destructoras de papel, también conocidas como destructoras o trituradoras de documentos, son dispositivos concebidos para destruir documentos confidenciales que contengan información sensible, cortándolos en pequeños fragmentos, usualmente tiras o partículas, de tal modo que quede imposibilitado acceder a su contenido.

Tanto las personas particulares, como las empresas o los servicios públicos, disponen de documentos confidenciales que contienen información sensible, tales como facturas, documentos fiscales, historias clínicas o estados de cuentas bancarias, información a la que no deben acceder personas no autorizadas.

Por ello, este tipo de documentos confidenciales no deben ser desechados tal cual, sino que se aconseja destruirlos adecuadamente para evitar fraudes o robos de identidad, así como para evitar la difusión de datos personales. En algunos casos su destrucción viene regulada por disposiciones legales, como las leyes de protección de datos personales. El método más adecuado para ello son las destructoras de papel.

Veamos algunas aplicaciones y usos de las destructoras de papel:

• Trituración de seguridad: la destrucción de documentos para evitar el robo de identidad es uno de los principales usos de las trituradoras. Cortar los documentos en tiras o partículas hace que sea casi imposible acceder a la información contenida después de la trituración.
• Reducción de residuos: un uso habitual de las destructoras es para triturar grandes volúmenes de documentos en papel con la finalidad de reducir su tamaño. La trituración del papel y el material de desecho en general reduce el volumen de residuos hasta en un 75%, lo que supone que el material que llega a los vertederos es mucho más compacto y ocupa menos espacio en el relleno. Esto permite reducir considerablemente los costes de transporte y reciclado de los diversos materiales.
• Briquetas de papel: las briquetas de papel y cartón se están convirtiendo rápidamente en una alternativa viable para el carbón y otros combustibles no renovables.
• Aislamiento: el papel finamente triturado se mezcla a menudo con productos químicos y pegamentos retardantes del fuego para crear un material de aislamiento que se puede utilizar en la construcción de edificios para ser aplicado por pulverización sobre las paredes interiores y en la parte inferior de la cubierta.
• Material de relleno para envasado: el material triturado en tiras o partículas puede ser utilizado para empaquetar mercancías y rellenar los espacios vacíos en el transporte de mercancías, desempeñando a la vez una función estética y funcional.
• Cama de los animales: uno de los métodos más económicos y ecológicos de reciclaje de los residuos de papel o cartón, es triturarlos u utilizarlos para producir una cama caliente y cómodo para los animales, lo que hace que el material rápidamente se descomponga.
• Superficies infantiles: los materiales plásticos desmenuzados y granulados, a menudo se combinan con una resina sólida para crear superficies de juego de material blando para uso infantil.