Buzón de voz

Un buzón de voz es un sistema computerizado que permite a los usuarios intercambiar mensajes de voz personales almacenados, utilizando un teléfono. La mayoría de los servicios de telefonía, tanto fija como móvil, ofrecen el buzón de voz como una característica básica. Los sistemas de buzón de voz están diseñados para transmitir al destinatario el mensaje de audio grabado, disponiendo de una interfaz de usuario para seleccionar, reproducir y administrar mensajes, así como para notificar al usuario de un mensaje en espera.

Buzon de voz

Qué es un buzón de voz

Un buzón de voz es un sistema donde se reciben, almacenan y gestionan mensajes de voz. Es decir, si el usuario no responde al teléfono o está ocupado, entra la llamada al buzón de voz y a través de un mensaje grabado o personalizado se puede recibir el mensaje, con fecha y hora exacta.

El buzón de voz y el contestador automático realizan una función similar, pero a diferencia del contestador automático, que está instalado en la propiedad del cliente, al lado o incorporado a su teléfono, el buzón de voz es un sistema centralizado que maneja los mensajes telefónicos para un gran número de personas. Las versiones más básicas de buzón de voz proveen únicamente las funciones de un contestador automático, sin embargo los sistemas avanzados son mucho más sofisticados y disponen de múltiples funcionalidades. Los actuales sistemas de buzón de voz para el almacenamiento de mensajes de voz entre usuarios de telefonía no precisan el uso de dispositivos externos propios del cliente, ya que están integrados en la red del proveedor de telefonía y el sistema se maneja con el propio aparato telefónico.

Anteriormente, el buzón de voz era un elemento del contestador automático tradicional, que guardaba los mensajes en una cinta de cassette magnética o una memoria. Actualmente el buzón de voz está basado en software, lo que permite prescindir del aparato de cinta magnética, ahorrando así el espacio y coste de un contestador automático externo. La mayoría de los servicios de telefonía, tanto fija como móvil, ofrecen el buzón de voz como una función básica.

Los sistemas de buzón de voz graban y almacenan los mensajes de audio, y disponen de una interfaz de usuario para escuchar, volver a escuchar, reenviar, seleccionar y administrar mensajes, así como para notificar al usuario a través de un mensaje de voz o correo electrónico que tiene un mensaje de voz en espera sin leer. Los sistemas de buzón de voz bien diseñados tienen una interfaz fácil de usar con mensajes claros y significativos para que la interacción del usuario con el sistema sea rápida y fácil.

Los sistemas de buzón de voz básicos pueden reproducir el mensaje de audio a través del teléfono, mientras que los sistemas más avanzados pueden tener métodos de entrega alternativos, como correo electrónico o mensajes de texto SMS, opciones de transferencia y reenvío de mensajes y varios buzones.

Los métodos de notificación también varían según el sistema de buzón de voz. Los sistemas sencillos no proporcionan ninguna notificación, sino que requieren que el destinatario consulte con el sistema. Otros sistemas, en cambio, proporcionan una alerta de que existen mensajes en espera.

En cuanto a su funcionamiento, el buzón de voz se activa cuando llega una llamada al teléfono y el usuario no responde, después de determinados tonos, la llamada es enrutada al buzón de voz. Para recibir el mensaje de voz, el sistema ordena a la interfaz que responda, y es cuando entra el saludo personalizado o bien una grabadora estándar. El sistema interfaz de teléfono se encarga de digitalizar el mensaje y se almacena junto con el resto de mensajes (si los hay). Según esté configurado, el sistema mandará un mensaje o correo electrónico al usuario, o activará una alerta, para avisar que hay mensajes de voz sin leer.

Cuando el usuario quiera escuchar su mensaje, tendrá que marcar un número telefónico especial, que generalmente consta de un signo y dos números, siendo la llamada redireccionada a la interfaz buzón de voz del teléfono, que buscará en el disco todos los mensajes que le dejaron en su ausencia. El controlador del sistema pedirá la contraseña asignada para poder escuchar los mensajes y entonces el usuario tiene la opción de escucharlos, volver a escucharlos, guardarlos o desecharlos.

Muchos sistemas de buzón de voz tienen dos modos principales de funcionamiento: contestador telefónico y mensajería de voz. El modo de contestación telefónica responde a las llamadas externas y guarda el mensaje de cualquier persona que llama, ya sea porque la línea estaba ocupada o porque el destinatario no respondió. El modo mensajería de voz permite que cualquier suscriptor que ya tiene buzón de voz, envíe mensajes directamente al buzón de cualquier otro suscriptor sin primero llamarlo.

Los sistemas de buzón de voz actuales tienen muchas ventajas sobre los contestadores automáticos tradicionales basados en cintas o memorias, que tan comunes fueron en su momento en el mercado de la telefonía residencial, aunque no se usaban mucho en el entorno corporativo. La tecnología de los contestadores automáticos presentaba numerosas limitaciones, se necesitaba un contestador automático para cada teléfono, los mensajes no podían ser grabados si el usuario estaba usando el teléfono, los mensajes tenían que ser recuperados en orden secuencial, y además los mensajes no podían ser recuperados remotamente, descartados selectivamente, guardados o reenviados a otros.

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