Gestión de documentos confidenciales en la empresa

Se denomina documentos confidenciales a aquellos documentos que contienen información sensible sujeta a una protección especial para proteger su confidencialidad, integridad o disponibilidad. La información no sensible, por el contrario, puede compartirse de forma rutinaria con cualquier persona. La gestión de documentos confidenciales en la empresa es el conjunto de políticas, protocolos y procedimientos que una empresa u organización aplica al tratamiento de la información sensible que maneja, ya sea en formato digital o papel.

Gestion de documentos confidenciales en la empresa

Gestión de documentos confidenciales en la empresa

La gestión de documentos confidenciales es esencial en las empresas, para garantizar un tratamiento adecuado de los datos sensibles en lo referente a seguridad, disponibilidad, privacidad y cumplimiento de las disposiciones legales. Para ello, las empresas deben implementar una política interna dirigida específicamente a regular el tratamiento de los documentos confidenciales.

La ausencia de control sobre la información confidencial que maneja una empresa supone la exposición a serios riesgos. Todos los datos confidenciales o personales, sin importar el soporte en el que se encuentren, deben manejarse de tal manera que se garantice en todo momento la seguridad de la información que contienen, durante su utilización, archivo, custodia, traslado y destrucción, de tal modo que únicamente pueda acceder a ellos el personal autorizado, en cumplimiento además de las garantías exigidas por la ley.

Los documentos confidenciales contienen información sensible que exige proteger su seguridad, privacidad, integridad o disponibilidad. Por el contrario, la información no sensible no está sujeta a protección especial y puede compartirse con cualquier persona. La conocida como “información clasificada” es un tipo especial de información sensible cuyo acceso está sujeto a restricciones legales impuestas por gobiernos u otros organismos, ya que su divulgación puede perjudicar los intereses nacionales y la seguridad.

La gestión de documentos confidenciales debe incluir aspectos como identificación de los documentos confidenciales, clasificación, almacenamiento, utilización, distribución, control de accesos o procedimientos de seguimiento, entre otros.

Para que los documentos confidenciales sean tratados adecuadamente, las empresas o instituciones deben disponer de una metodología de clasificación, a fin de proteger la información que de hacerse pública podría perjudicar a su propietario o afectar a la seguridad. El proceso de clasificación generalmente requiere una investigación a fondo y una evaluación de impacto. En función de los posibles daños que la información podría causar en caso de caer en manos equivocadas, la información clasificada típicamente se marca con uno de varios niveles jerárquicos de sensibilidad, tales como Ultrasecreto, Secreto, Confidencial, Restringido o Sin clasificar.

Las políticas de gestión de documentos confidenciales deben aplicarse a todos los documentos que se generan en la empresa con información confidencial y datos personales, sea cual sea el soporte, tanto para formato digital como papel y otros, ya que la normativa aplicable a la seguridad de los datos personales hace referencia a todo tipo de soportes. En ocasiones se establecen eficaces controles en el acceso a los ficheros informáticos, ya que el control de accesos es una funcionalidad que normalmente incorporan todos los sistemas operativos y programas de gestión de bases de datos, pero estas medidas de prevención no se aplican a los documentos que se crean en soporte papel, ya que el control de acceso físico puede ser más complejo de aplicar. Esto puede resultar peligroso, ya que conlleva un elevado riesgo de difusión de información confidencial.

Para garantizar la seguridad de la información que se encuentra contenida en los documentos confidenciales, las empresas deben asegurarse de que en los sistemas informáticos y las redes corporativas, que en principio son sistemas que pueden ser inseguros por los problemas que generan los virus o los hackers, se gestiona de forma adecuada aspectos como quién dispone de privilegios de acceso a un determinado documento, así como su localización, conservación, seguridad o recuperación en caso de pérdida o destrucción del fichero. Estas precauciones y medidas de seguridad deben también aplicarse al soporte papel.

Las empresas deben establecer normas internas en materia de confidencialidad y seguridad de la información para que todos los documentos que contengan datos confidenciales y/o personales, sin importar el soporte en que se encuentren, se gestionen durante su utilización, archivo, custodia, traslado y destrucción de tal manera que sólo el personal autorizado pueda acceder a ellos, y en todo caso con las garantías exigidas por la ley.

La privacidad y la confidencialidad de datos es una cuestión cada vez más importante para muchas personas, por lo que las empresas que manejan datos personales de manera habitual deben ser muy cuidadosas en el tratamiento de dicha información para que sus clientes estén seguros de que su privacidad va a ser respetada en todo momento, ya que de ello depende el prestigio y la imagen de la empresa, esencial que el negocio funcione.

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