Documentos que se recomienda destruir

Los documentos que contienen datos confidenciales y personales deben gestionarse conforme a la normativa de protección de datos, y cuando han dejado de ser útiles para la empresa deben eliminarse de tal modo que ese proceso sea seguro, privado e irreversible. Respecto a qué documentos se recomienda eliminar de modo seguro, los documentos que se recomienda destruir mediante un proceso seguro de destrucción son aquellos que contienen información de tipo personal y los que contienen información sensible relativa a las operaciones de la empresa.

Documentos que se recomienda destruir

Qué documentos se recomienda destruir

Los documentos que contienen información confidencial y datos personales deben ser objeto de un tratamiento seguro y efectivo durante toda su vida útil, incluyendo cuando se procede a su destrucción, una vez que los documentos ya no precisan ser conservados bajo resguardo porque han dejado de ser útiles a la empresa.

Respecto a qué tipo de datos o documentos se recomienda destruir, los datos que resultan especialmente delicados cuando se procede a su eliminación debido a la naturaleza de la información contenida, se pueden clasificar en dos grandes grupos:

  • Información de tipo personal: Los documentos que contienen datos personales (tales como números de teléfono, fecha de nacimiento, direcciones, cuentas bancarias, CIF, etc.) deben ser gestionados de acuerdo a lo establecido por la normativa de protección de datos. Entre estos documentos se incluye toda la información del departamento de recursos humanos que contenga los datos personales de los empleados, como nóminas, currículums, información médica, registros de la Seguridad Social, historias clínicas, informes médicos, información relacionada con la estimación de riesgos en el trabajo o fichas laborales. También se incluyen los documentos comerciales que contengan datos personales de los clientes, como presupuestos, tarifas, albaranes, facturas, registros o inventarios, entre otros.
  • Información sensible para el negocio: Documentos que contienen información confidencial relativa a las operaciones comerciales o financieras de la empresa, como por ejemplo registros de licitaciones, ofertas, estados de cuentas contables, información y datos bancarios, números de cuentas, tarjetas de crédito o declaraciones de la renta.

Cuando ciertos soportes que contienen datos personales o confidenciales han dejado de ser útiles, deben eliminarse de tal modo que ese proceso sea seguro, privado e irreversible, garantizando que la información confidencial contenida en los soportes no pueda ser recuperada a posteriori y que los datos no podrán ser accedidos durante el proceso de destrucción por personas no autorizadas. Para que toda esta información desaparezca de forma segura, es necesario que se cumpla la legislación y normativa vigente relativa a la protección de datos personales.

La destrucción segura de aquellos documentos que contienen datos que resultan especialmente delicados por la relevancia de los temas que abordan debería ser algo habitual en las empresas, evitando así riesgos innecesarios para la compañía, que puede sufrir sanciones en caso de hacer caso omiso de la ley cuando procede a la eliminación de los datos.

Aunque la mayoría de las empresas, en un momento u otro de su actividad manejan información personal o confidencial, existen diversas actividades que por la naturaleza de su negocio se ven más afectadas por la utilización de datos personales o sensibles, como por ejemplo el sector sanitario (hospitales y clínicas), el sector educativo (colegios, institutos o universidades), sector de seguros (mutuas y aseguradoras), el sector público (consejerías, ayuntamientos, Agencia Tributaria o Seguridad Social), empresas de trabajo temporal, hostelería, despachos de abogados, entidades financieras o multinacionales, entre muchos otros.

También es importante determinar cuáles son los soportes que contienen información sensible y que deben ser gestionados de forma segura durante los procesos de destrucción de documentos confidenciales. Estos soportes que contienen información de tipo confidencial pueden ser de diferentes tipos, tales como documentos impresos en papel o bien soportes en formato electrónico, óptico o magnético (tarjetas de memoria, discos ópticos CD y DVD, cintas magnéticas o discos duros), así como también filmaciones, microfilmes, tarjetas perforadas, tarjetas de identificación, radiografías o microfichas.

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