Digitalización y destrucción de documentos

La destrucción de documentos que contienen datos confidenciales o personales, cuando dichos datos han dejado de ser útiles o necesarios, es un proceso que las empresas deben realizar de forma sistemática para que la eliminación sea segura y confidencial. La digitalización de los registros en papel y su conversión en documentos electrónicos supone una gran ventaja para las empresas en lo referente a la destrucción de documentos, ya que facilita en gran medida el cumplimiento de la normativa de protección de datos.

Digitalizacion y destruccion de documentos

Digitalización y destrucción de documentos

En la actualidad, los soportes documentales utilizados en las empresas son múltiples, ya que coexisten documentos en diferentes soportes y formatos, tanto formatos digitales o electrónicos como formatos analógicos como el papel, que continúa siendo predominante en las oficinas de gran parte de las empresas y organizaciones.

Los avances tecnológicos supusieron la aparición del concepto de “oficina sin papeles” para referirse a un sistema de gestión donde se trabaja exclusivamente con documentos electrónicos, descartando el uso de documentos en soporte papel. Sin embargo, a pesar del gran desarrollo que han experimentado durante las últimas décadas el uso de las tecnologías de la información e Internet en la gestión de las empresas, el papel sigue siendo un soporte que ocupa un lugar primordial en las empresas.

Aunque actualmente la mayor parte de los documentos que se crean en las empresas se generan en formato electrónico, a través de las aplicaciones de ofimática o mediante el correo electrónico, sin embargo la realidad es que en las empresas se siguen usando más que nunca los documentos en papel. En las oficinas la impresora sigue siendo irreemplazable y el consumo de papel ha aumentado, lo que indica que, a pesar de la digitalización y del avance de la “oficina sin papeles”, la impresión de documentos sigue siendo masiva.

Los documentos que contienen datos confidenciales o personales, deben gestionarse durante todas las etapas de su vida útil de tal manera que se garantice la confidencialidad de los datos que contienen, tanto aquellos documentos en formatos electrónicos como en soporte papel.

Cuando dichos datos dejan de ser útiles o necesarios para la empresa, debe realizarse su destrucción mediante procesos acordes con la normativa de protección de datos, de tal manera que la eliminación sea segura y confidencial, garantizando que la información no podrá recuperarse a posteriori y que no podrá ser accedida durante el proceso por personas no autorizadas.

La digitalización de los documentos en papel y su conversión a formatos electrónicos supone una notable ventaja para las empresas, ya que facilita en gran medida el cumplimiento de la normativa de protección de datos. Los documentos digitales facilitan el flujo de trabajo en comparación con los documentos en soporte papel, permitiendo además implementar mayores medidas de seguridad y acceso. Además, convertir cualquier registro en papel en documentos electrónicos, aunque lleve tiempo y sea costoso, permitirá recuperar una gran cantidad de espacio en la empresa, lo que en ciertos casos puede suponer un gran beneficio, ya que muchas organizaciones carecen de espacio físico suficiente para ubicar los documentos impresos.

Implementar en una empresa un sistema de gestión documental, es decir, adoptar un conjunto de procedimientos que permitan administrar de forma sistemática los documentos de una organización de forma eficaz y segura, garantizando la seguridad de la información que en ellos se contiene, resulta más sencillo en la “oficina sin papeles”, ya que cada vez existen más herramientas que facilitan la gestión computerizada de la documentación electrónica de las empresas. Las tecnologías de la información suponen una gran ventaja para gestionar la creación, acceso y distribución telemática de los documentos digitales a través de redes locales o Internet en la gestión diaria de las empresas.

Digitalizar los documentos permite evitar en gran medida los numerosos riesgos que suponen los soportes en papel en lo que se refiere a la protección de la información confidencial y datos personales. Aunque muchos documentos en papel contienen información considerada de alto riesgo y de carácter confidencial, en muchas ocasiones los trabajadores olvidan que contienen información sensible o confidencial, y los eliminan en el cubo de basura o las papeleras, o permanecen olvidados en las bandejas de las impresoras. Esto conlleva el riesgo de que se produzcan accesos no autorizados a los datos confidenciales en soporte papel como resultado de la desaparición, extravío o robo de dichos documentos en formato papel, lo que puede suponer para la compañía una pérdida de tiempo, dinero y otros recursos.

Por lo general, es más difícil controlar el acceso a los documentos en papel que a los documentos electrónicos, ya que usualmente las empresas disponen de mejores herramientas de gestión para regular la utilización, resguardo y eliminación de los documentos electrónicos que de los documentos en papel.

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