Destrucción de documentos y protección de datos

La destrucción de documentos que contienen datos personales debe hacerse conforme a la normativa de protección de datos personales, utilizando procedimientos o técnicas de destrucción que aseguren que la destrucción será realizada de forma confidencial y segura, de tal modo que la información no pueda ser recuperada posteriormente. La legislación de protección de datos establece que durante la destrucción de documentos se debe garantizar la seguridad de los datos de carácter personal y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado.

Destruccion de documentos y proteccion de datos

Destrucción de documentos y protección de datos

Todas las empresas y organizaciones deben tener perfectamente controlados los datos personales que están bajo su resguardo. Todos los documentos con datos personales, sin importar el soporte físico en el que se encuentren, deben manejarse con las garantías exigidas en la ley de protección de datos personales durante su utilización, archivo, custodia, traslado y eliminación, de tal modo que únicamente el personal autorizado pueda acceder a ellos.

La información personal que está especialmente protegida hace referencia a cuestiones ideológicas, religiosas, salud o afiliación sindical, materias que están especialmente protegidas. El incumplimiento de la obligación de mantener la confidencialidad de este tipo de datos personales puede suponer elevadas multas y sanciones para las empresas y organizaciones responsables de su custodia.

El manejo seguro de documentos que contienen datos personales no se limita a su utilización, sino que incluye también todas las demás fases de su vida útil. Al igual que sucede cuando se utilizan los documentos, el almacenamiento, traslado y eliminación de los mismos también debe realizarse de forma que se imposibilite el acceso a la documentación a personas no autorizadas. Para deshacerse de cualquier documento con datos personales hay que realizar una destrucción segura, de tal forma que se garantice la imposibilidad de su recuperación a posteriori. Todo ello requiere de protocolos y procedimientos específicos de seguridad, de tal modo que las empresas puedan estar tranquilas respecto al cumplimiento de la normativa de protección de datos.

La destrucción de soportes y documentos confidenciales debe hacerse conforme a la normativa de protección de datos personales. Tanto durante la recogida, como durante el traslado y destrucción definitiva de los soportes y documentos que incorporan datos de carácter personal, las empresas están obligadas a actuar con diligencia, adoptando buenas prácticas que permitan salvaguardar la seguridad y confidencialidad de la información.

A fin de acreditar el cumplimiento normativo, incluso en el último tramo del ciclo de vida de los documentos que contienen datos de carácter personal, es recomendable evaluar la efectividad de los procedimientos o técnicas de destrucción que vayan a adoptarse, a fin de asegurar que la información no podrá ser recuperada posteriormente y que la destrucción será realizada de forma confidencial y segura.

Para la supresión definitiva de los datos personales, en muchos casos se deberá proceder a la destrucción de los soportes en los que se almacenan. Los soportes que contienen información de tipo confidencial pueden ser de muy diversa índole, como por ejemplo documentos impresos en papel, soportes en formato electrónico, óptico o magnético (discos duros, CD, DVD, pendrives o tarjetas de memoria), así como también filmaciones, microfilms, tarjetas perforadas, tarjetas de identidad, radiografías o microfichas, entre otros.

Independientemente de que la destrucción de los documentos y soportes sea realizada por la propia empresa o por un proveedor de servicios externo, es necesario implementar todas las medidas técnicas y organizativas que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal. En caso que la destrucción de documentos sea efectuada por un proveedor externo, es esencial obtener un certificado de destrucción que asegure que el proceso fue seguro y confidencial, donde se hagan constar los procedimientos aplicados y el momento en que se efectuó la destrucción.

La información de tipo personal, que contiene datos que resultan especialmente delicados, debe ser gestionada de acuerdo a la normativa de protección de datos, que dispone precauciones muy especiales en su traslado, manipulación y eliminación. Cuando se realice el traslado físico de los soportes o documentos que van a ser destruidos, así como durante su manipulación, deberán adoptarse medidas que impidan el acceso a la información objeto de traslado. Además, el mecanismo o procedimiento de destrucción utilizado debe garantizar que no permitirá la recuperación de la información incluida en dichos soportes.

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