Destrucción de documentos confidenciales

Además del interés de las empresas por la seguridad de la información sensible relativa a su negocio, existen diversas regulaciones que establecen la obligatoriedad para las empresas e instituciones de garantizar la seguridad de la documentación que contenga datos personales. La destrucción de documentos confidenciales cuando ciertos soportes han dejado de ser necesarios debe hacerse también de tal modo que ese proceso sea seguro, privado e irreversible, garantizando que la información confidencial contenida en los soportes no pueda ser recuperada.

Destruccion de documentos confidenciales

Destrucción de documentos confidenciales

Las empresas y organizaciones invierten tiempo y dinero en velar por la seguridad de todos aquellos documentos que contienen información sensible para su negocio, tal como información relativa a operaciones comerciales o financieras, como por ejemplo licitaciones, ofertas comerciales, estados de cuentas financieras o registros industriales, así como todo lo referente a datos personales, por ejemplo las fichas de los trabajadores o la estimación de riesgos laborales. Toda esta información debe ser objeto de un tratamiento seguro mientras permanece bajo la responsabilidad de la empresa, así como cuando se procede a la eliminación de documentos que ya no precisan ser conservados.

Los archivos documentales sólo deben conservarse mientras sean necesarios, ya sea porque resultan de utilidad para la empresa o bien porque las disposiciones oficiales establecen que dicha información debe ser mantenida bajo resguardo durante un tiempo determinado que se especifica en las reglamentaciones que sean de aplicación, lo que se denomina retención de datos.

Cuando ciertos soportes o documentos han dejado de ser útiles, es necesario practicar la destrucción de los archivos documentales, ya que la conservación de datos más allá del tiempo que es necesario genera costes de almacenamiento y expone a las empresas a riesgos asociados a un posible robo, uso ilícito o divulgación de datos confidenciales o personales, lo que podría suponer multas por incumplimiento. Para reducir estos riesgos, así como el coste económico que esto supone, se debe proceder a la destrucción segura de toda documentación confidencial.

La destrucción segura de los documentos confidenciales permite en gran medida evitar riesgos para la empresa, con el consiguiente ahorro de tiempo, de fondos económicos y de recursos humanos. Por lo general, las empresas contratan los servicios de destrucción de documentos a compañías especializadas que garantizan que la eliminación de la información se realice siempre de forma segura, legal y eficaz. Según las necesidades del cliente, el proceso de destrucción de documentos confidenciales puede realizarse en las propias instalaciones del cliente (destrucción de documentos in situ) o fuera de ellas, en las instalaciones de la compañía que presta el servicio.

El principal objetivo de los procesos de eliminación de documentos confidenciales es que no se puedan recuperar los datos ni los soportes que contienen dichos datos. Además, los procesos de destrucción de documentos con información de acceso restringido deben garantizar que ninguna persona sin los permisos debidos tenga acceso a esa información. Para ello, la destrucción de archivos confidenciales debe ser irreversible, de tal modo que se garantice que no existen posibilidades de que pueden ser recuperados los soportes en donde se contenía la información confidencial.

Además, el proceso de destrucción ha de ser seguro y privado, y durante todas las fases del proceso los soportes han de tratarse con los mismos niveles de protección que han tenido durante su utilización, en lo referente a la seguridad de los datos sensibles. Por otra parte, la destrucción de archivos documentales debe hacerse respetando las normativas medioambientales y siempre que sea posible, aprovechando los soportes eliminados mediante su reciclaje.

Puesto que es responsabilidad de la empresa o institución mantener la confidencialidad de la información sensible y los datos personales, cuando se procede a la destrucción de los documentos obsoletos se deberá disponer de procedimientos para atestiguar el resultado de tales procesos de eliminación, a fin de acreditar en caso de una eventual consulta oficial o legal que se presente, que se han llevado de acuerdo a la legislación vigente. Si es la propia empresa la que realiza la destrucción de los documentos confidenciales, deberá establecer procedimientos específicos para proceder a su traslado, manipulación y eliminación con todas las garantías.

En muchas ocasiones no es aconsejable para una compañía encargarse por sí misma de la destrucción de archivos, siendo más conveniente contratar los servicios de una expresa especializada en este tipo de servicios. En caso de contratar a una empresa especializada el servicio de destrucción de documentos confidenciales, ésta deberá aportar tras el proceso un certificado de destrucción en donde se detalle la cantidad y tipo de documentos eliminados, la persona de la empresa que autoriza la destrucción, el procedimiento seguido, la fecha en que tuvo lugar y el personal que intervino.

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